文件档案管理软件系统是一种专门用于管理文件和档案的计算机化系统。它可以帮助组织有效地存储、检索、分类、搜索、保护和管理其文件，提高文件管理的效率和可靠性。

这类软件系统通常包括以下功能：

1. 文件存储和备份：软件系统可以提供安全的存储空间，用于保存文件和档案，同时可以进行备份，以防数据丢失。
2. 分类和标签：用户可以根据文件类型、主题、日期、收发文等信息对文件进行分类和标签，方便后续检索。
3. 文件检索：用户可以通过关键词、日期、文号等信息快速检索到所需的文件。
4. 档案管理：软件系统可以对档案进行归档、借阅、归还等管理，方便组织对档案的跟踪和管理。
5. 权限管理：软件系统可以设置不同的权限，确保只有授权的用户可以访问和操作文件和档案。
6. 统计和分析：软件系统可以对文件和档案的使用情况、存储情况等进行统计和分析，帮助组织了解其文件管理的状况。
7. 云端管理：一些现代化的档案管理软件系统还提供了云端管理功能，用户可以通过互联网远程管理文件和档案，方便在不同的设备之间同步和分享文件。

选择合适的文件档案管理软件系统时，组织应该考虑其需求、预算、安全性、数据保护等因素，并选择具有良好口碑和用户评价的软件系统。