1. 提高效率：数字化档案可以让用户快速检索和查找相关信息，提高工作效率。

2. 保障数据安全：传统的纸质档案容易被盗窃、毁损或丢失，而数字化档案可以通过技术手段实现多重备份和加密，更好地保障数据安全。

3. 节约空间：数字化档案不需要占用大量的物理空间，可以减少纸张用量，同时也降低了档案管理和维护成本。

4. 方便共享：数字化档案可以方便地在网络上进行共享和交流，提高了信息共享的效率。

5. 促进信息化发展：数字化档案是信息化发展的重要组成部分，可以促进信息化发展，推动社会进步。