公司电子档案系统是指一个机构或企业使用的数字化存储、管理和检索文件和信息的系统。这种系统通常包括以下组件：

1. **数字化文件存储：** 可以将纸质文档扫描转换成电子格式，并在系统中储存。这种数字化储存方式可以节省空间、提高文件管理效率和安全性。

2. **文件索引和分类：** 系统需要提供有效的数据分类和标签功能，以便用户能够在大量文件中快速准确地找到需要的信息。

3. **权限控制：** 为了确保文件的安全性和保密性，系统需要设置不同级别的访问权限，以确保只有授权人员可以查看或修改相关文件。

4. **版本控制和审批流程：** 对于经常更新的文件，系统应该支持版本控制，同时给定权限的人员可以通过审批流程对文件进行修改和更新。

5. **全文搜索和元数据管理：** 为了方便用户查询文件内容，系统通常提供全文搜索功能，在文件中提取元数据以方便管理和检索。

6. **合规性和安全：** 在处理敏感信息时，系统需要符合相关的法规和标准，并提供安全性控制，包括数据加密、访问日志记录等功能。

使用一个完善的电子档案系统可以在很大程度上提高组织的工作效率，降低管理成本，并且保证重要信息的安全性和可追溯性。