保山市档案数字化系统软件一般是指用于管理和处理档案的数字化系统软件。这类软件通常包括档案扫描、图像处理、OCR（光学字符识别）、检索、存储、共享和安全管理等功能，以帮助机构实现档案的电子化、数字化管理和利用。

具体而言，这种软件可能包括以下功能：
1. 档案扫描与录入：将纸质档案进行扫描转换成电子文件，并根据需要录入相关属性和索引信息。
2. 图像处理与识别：对扫描得到的图像进行清晰度优化、裁剪、旋转等处理，同时通过OCR技术提取文本内容。
3. 档案加工与管理：对数字化的档案进行分类、整理、标引、编目等管理操作，形成逻辑结构。
4. 检索与查询：实现对数字化档案进行全文检索、属性检索等方式的快速检索和查询。
5. 存储与共享：提供安全稳定的数据存储和备份机制，支持多种存储介质和云端存储，以及对档案信息的共享与归档。
6. 安全管理与权限控制：建立完善的权限系统，确保数据的安全和隐私保护。
7. 数据分析与报告：支持对档案数据进行统计分析、报表生成等功能，为决策提供数据支持。

在选择具体的保山市档案数字化系统软件时，应考虑软件的可靠性、安全性、易用性、与现有硬件设施的兼容性、服务支持等因素，并结合实际档案管理需求进行选型。此外，在推行此类软件时，需要建立配套的档案数字化管理流程和规范，以确保系统的有效运作。