1. 提高效率：数字化档案可以快速检索、复制和传递，提高了办公效率。

2. 节省空间：数字化档案不需要物理存储空间，可以节省大量的存储空间和管理成本。

3. 保护隐私：数字化档案可以通过密码保护等方式保护机密信息，避免泄漏。

4. 方便共享：数字化档案可以轻松地进行远程共享和协作，适应多人协同办公的需求。

5. 防止损失：数字化档案可以备份和归档，避免因灾害或其他原因造成的档案丢失或损毁。

6. 促进数字化转型：数字化档案是数字化转型的重要组成部分，可以帮助企业实现数字化运营和管理。