1. 文件格式：声音文件应以无损压缩格式进行存储，例如WAV或FLAC。图像文件应以JPEG或PNG格式存储。

2. 采样率和位深度：声音应以44.1 kHz或48 kHz采样率和16位或24位深度进行录制。尽可能使用高质量的麦克风和采集设备。

3. 文件命名：文件名应包含有关录音或录影内容的信息，如日期、主题、地点等。可以使用下划线或破折号分隔单词。

4. 元数据：录音或录影文件应包含有关其来源、创作者、版权、创作年代等信息的元数据。这些信息可以嵌入文件中或单独存储在元数据文件中。

5. 存档：数字化后的声音文件应存储在多个位置，以确保其长期保存。最好使用专业的数字存储设备，例如硬盘驱动器、云存储或存储服务器。

6. 数字化过程：数字化过程应记录详细信息，包括使用的设备、设置和参数。数字化前应检查原始记录的完整性和可读性，并修复任何磁带或磁碟上的损坏。

7. 安全性：在数字化过程中，应注意防止数据丢失、损坏和盗窃。应定期进行数据备份，并使用加密和访问控制来保护文件的安全性。