1. 提高档案的安全性和可靠性：数字化可以避免因天灾、人祸等意外事件导致档案的损失和毁坏，确保档案的长期保存和利用。

2. 提高档案的利用价值和效率：数字化可以方便检索和查找档案资料，缩短获取信息的时间和成本，提高档案利用效率和价值。

3. 便于档案共享和交流：数字化可以实现档案信息的网络化共享和交流，使档案资源得到更广泛的应用和利用。

4. 促进机构管理和服务水平的提升：数字化可以提高机构管理、服务水平和技术能力，使机构具有更高的竞争力和影响力。

5. 增强社会文化记忆和历史认知：数字化可以帮助保护和传承社会文化遗产和历史记忆，促进对历史和文化的认知和理解。