1. 文件格式标准化：将纸质文件转换为可编辑的电子文档，如PDF、JPEG、PNG等常用文件格式，并统一命名规范。

2. 文件分类整理：按照文件内容和属性进行分类整理，并建立相应的文件夹结构，便于检索和管理。

3. 扫描质量要求：扫描仪必须保证清晰度、色彩还原度和扫描速度，并进行扫描前的预处理，如除尘、调整光线等。

4. 文件OCR识别：使用OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）技术对扫描的文档进行文字识别，提高文档检索效率。

5. 数据备份和存储：对数字化的文件进行定期备份和存储，确保数据安全和完整性。同时，制定数据保密措施，防止泄露和篡改。

6. 命名规范：为每个文件设置独特的文件名，包括文件类型、日期、作者等信息，方便检索和识别。

7. 元数据管理：对数字化文件的元数据进行管理，包括文件描述、标识符、文件格式等信息，以使数字化文件能够被有效地查询和管理。

8. 许可证合规性：数字化文件需遵守相关许可证合规性要求，包括版权、保密性和隐私等方面的法律规定。

9. 数据迁移：在数字化文件存储介质需要更换时，要确保数据迁移的安全和有效性。

10. 审核和审计：建立数字化档案的审核和审计机制，保证数字化过程合规，并能够追溯数字化档案的来源、处理和维护信息。