1. 扫描设备要求：取景器、中格式扫描仪或高速文档扫描仪，分辨率不低于300dpi。

2. 文件扫描：按照纸质档案文件的原始顺序进行扫描，保证每页扫描完整。

3. 图片处理：对扫描后的图片进行去背景、降噪、平滑处理，修复损坏部分，确保图像清晰无误。

4. 图片格式：采用PDF格式进行保存，便于查看和管理。如果需要将文件转换为其他格式，应该尽量保证图片质量不变。

5. 命名规范：给每个文件命名时应该遵循一定的规范，比如包含文件名称、日期、文件类型等信息。

6. 存储管理：扫描后的文件需要及时存储，并建立相应的索引和备份系统，以便快速查找和恢复数据。

7. 安全保密：在扫描过程中需要注意保护用户隐私和机密信息，采用安全措施保护扫描文件不被非法获取、篡改或泄露。