1. 扫描设备：

使用高分辨率扫描仪，扫描精度不低于300dpi。

2. 扫描格式：

文书件应当扫描成PDF格式，图纸类文件可采用TIF格式，不得扫描成JPG等格式。

3. 扫描清晰度：

文字、数字和图形应当清晰、鲜明，无模糊、断续、漏掉或重影等现象。

4. 文件命名：

每份文书扫描后应根据实际情况进行命名，建议使用“来源+编号”的方式进行命名，如“市长信访20190601”。

5. 文件存储：

扫描后的文件应当按照时间顺序存档，并分类存储，确保文件的完整性和安全性。

6. 文件备份：

扫描后的文件应当及时备份，备份文件应当存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。

7. 文件检索：

扫描后的文件应当建立索引，方便快速检索。建议在文件存储的同时建立电子数据库，以便于管理和利用。

8. 操作规范：

扫描人员应当遵守操作规范，确保文书扫描质量，避免误操作导致数据损失。

9. 文书销毁：

扫描后的文书应当按照有关规定进行销毁，确保文书管理工作的安全和有效。