1. 扫描设备：使用高质量的扫描设备，确保文件清晰度和色彩还原度。

2. 扫描分辨率：根据文件大小和内容，选择合适的扫描分辨率。一般文书档案扫描分辨率应该在300-600dpi之间。

3. 文件格式：常用的文件格式有PDF、JPEG等。对于需要编辑的文档，建议使用可编辑的PDF格式。

4. 文件命名：为了方便查找和管理，应该采用规范的文件命名方式。建议按照日期、文号、文件名称等命名。

5. 文件压缩：对于过大的文件，可以采用压缩技术进行压缩，减小文件大小。

6. 防止文件损坏：在扫描过程中，要注意避免文件损坏或丢失。同时建议定期备份档案数据。

7. 文件存储：扫描后的文件应该统一存放在指定的文件夹内，并建立相应的目录结构，方便日后检索和管理。

8. 文件备份：建议将扫描后的文书档案进行多重备份，以防止数据丢失或损坏。同时，备份的存储介质应该具有可靠性和稳定性。