1. 扫描设备：使用高质量、分辨率达到300 dpi以上的彩色扫描仪进行扫描。

2. 扫描格式：选择PDF/A格式，确保文件长期保存的可靠性和稳定性，并避免不同操作系统之间的兼容性问题。

3. 扫描清晰度：将文件放置在扫描仪正确位置上，确保文件内容完整、清晰，不模糊或失真。

4. 扫描调整：对于原始文档形状、大小不一致的文件，应统一裁剪以便于查阅。

5. 扫描校对：扫描后及时核对文件是否损坏、缺页等问题，确保文件完整无误。

6. 文件命名：规范命名文件，包括档案编号、文件标题、日期等信息，便于检索和管理。

7. 存储方式：将扫描文档存储至网络共享盘，避免丢失和遗漏；同时备份至其他存储介质，提高档案保护能力。