1. 确保扫描件清晰：扫描时应使用高质量的扫描仪，并确保档案清晰可辨。

2. 统一格式：所有档案扫描件应以JPEG或PDF格式保存，不要使用其他格式。

3. 命名规范：每个文件应有一个独特的文件名，可以使用员工姓名、员工编号和日期等信息作为文件名前缀。

4. 文件大小控制：尽量避免过大的文件，可以进行压缩处理，但不能影响档案清晰度。

5. 层次结构清晰：如果有多页文档，应将其按照页码顺序命名，并放在一个文件夹中。

6. 存储方式规范：所有扫描件应存储在公司内部网络或云盘中，确保数据安全性和可访问性。

7. 文件备份：定期对扫描件进行备份，以防数据丢失或损坏。

8. 保密安全：对于涉及隐私信息的档案扫描件，应采取相应的安全措施，确保信息不被泄露。