1. 扫描设备应当具备高清晰度、高色彩还原性、能够自动裁剪的功能，并符合国家相关标准。

2. 扫描前应当对档案材料进行整理，确保文件纸张平整、无皱折、无污渍。

3. 档案扫描时应当按照文件大小和重要性逐级进行分类扫描，以确保文件数字化后易于检索和管理。

4. 扫描时应当采用全文扫描方式，并注意尺寸大小，确保每页文件都能被完整扫描入库。

5. 扫描完成后，应当进行质量检查，确保扫描件清晰、无缺失、无重影等问题。

6. 扫描文件应当按照规范命名，命名格式应当包括文件编号、文件名称、扫描日期等信息。

7. 扫描文件应当保存在安全可靠的数字化存储系统中，保证其长期可靠地保存和使用。同时，还应当建立相应的备份机制，以防数据丢失。

8. 扫描工作结束后，应当及时进行档案归档和整理，确保档案资料的整体完整性和可检索性。