1. 扫描设备要求：使用高分辨率彩色扫描仪，确保文本清晰、图像真实、颜色准确。

2. 扫描文件格式：所有档案材料均应按照PDF格式进行扫描，保证文件完整性和可读性。

3. 扫描分辨率：对于文字材料，分辨率不低于300dpi；对于图片材料，分辨率不低于600dpi。

4. 扫描颜色模式：对于黑白文件，使用灰度模式扫描；对于彩色文件，使用RGB或CMYK模式扫描。

5. 扫描纸张方向：纵向材料按照上下方向扫描；横向材料按照左右方向扫描。

6. 材料排列方式：将所有材料按照编号先后顺序排列，同一编号的材料按照时间先后顺序排列。

7. 文件命名规则：每个文件应当以“姓名+档案号”为文件名，如张三123456.pdf。如果包含多个文件，则以“姓名+档案号+序号”为文件名，如张三123456-01.pdf。

8. 扫描质量检查：完成扫描后，应当进行质量检查，确保文件完整、清晰无误。如有问题应及时进行修正或重新扫描。

9. 文件存储方式：将扫描好的文件进行分类归档，存储到指定的电脑或服务器中，并备份到外部硬盘或云存储服务中，确保数据安全和可靠性。