数字化加工是将纸质档案转换为数字形式的过程。这个过程包括扫描、图像处理、文本识别和数据录入等步骤，使得档案可以方便地存储、检索和共享。

数字化加工可以提高档案的利用率和保护性能，同时也减少了空间和时间上的限制。数字化档案可以保存在云端或硬盘上，对于需要频繁访问的档案，搜索和访问速度更快，同时也不受到自然灾害、人为破坏等因素的影响。

数字化加工还可以增强档案的可读性和可访问性。通过OCR技术将图片中的文字转换为可编辑的文本，使得用户可以直接搜索和复制粘贴档案中的信息。此外，数字化档案还可以与其他系统集成，如电子邮件、电子文件管理系统等，使得档案的交流和处理更加便捷。