1. 文件夹名称应有意义，能准确反映里面文件的内容和性质。
2. 文件夹内文件的顺序要按照时间先后或者字母顺序排列。
3. 文件名应具有描述性，并能清晰地表达文件所包含的信息。
4. 文件名不能重复，应该用唯一的标识符来区分不同文件。
5. 文件格式应该是标准的数字化格式，例如PDF、JPEG等。
6. 所有扫描的图像和文档必须清晰可读，并且不包含任何瑕疵或损伤。
7. 应该为每个文件夹指定一个保管人，以确保文件正确保存和维护。
8. 文件扫描工作应该记录下来，包括扫描日期、扫描员、扫描设备等相关信息。
9. 在扫描前应该对文件进行分类和整理，以便更好地管理和使用。