1. 文件归档规范：在进行数字化扫描前，需要对文件进行分类、整理和归档。文件命名应具有代表性，易于搜索和检索，并且符合公司的文件管理规定。

2. 扫描设备规范：数字化扫描需要使用专业的扫描设备，包括高清晰度扫描仪、自动文档进纸器等设备。同时，扫描设备应定期进行维护和保养，确保其正常运行以及图像精度和稳定性。

3. 扫描分辨率规范：扫描分辨率应根据实际需求来确定，通常应该达到300dpi或以上的分辨率。如果是特别大的文档（如A0），则应选择更高的分辨率（如600dpi）。

4. 文件格式规范：数字化扫描产生的文件应当保存为标准的图像文件格式，如PDF、TIFF、JPEG等。文件大小也应该尽可能地小，以方便存储和传输。

5. 质量控制规范：数字化扫描过程中需要进行质量控制，确保扫描图像的清晰度、色彩还原度和完整性。如果发现质量问题，需要及时处理和纠正。

6. 数据备份规范：在数字化扫描后，需要将数据进行备份，以确保数据的安全性和可靠性。备份应采用多种方式，如本地备份、远程备份、云备份、光盘备份等。

7. 数据存储规范：数字化扫描后的文件应该保存在合适的存储介质上，如硬盘、云存储服务、光盘等。同时，需要注意保护数据的安全和隐私。