档案扫描指将纸质文件或文档以数字形式进行扫描、转换和存储的过程。这个过程可以通过专业扫描仪或智能手机应用程序完成。档案扫描的作用包括：

1. 数字化：将纸质档案转换为数字格式，方便访问、共享和管理；

2. 空间节约：减少大量纸张占用的物理空间，提高办公效率和空间利用率；

3. 数据备份：数字化后的档案可以进行多重备份，避免因意外而导致文件丢失；

4. 快速检索：数字化后的档案可以进行全文搜索和标签分类，方便快速查找所需信息；

5. 共享协作：数字化后的档案可以在网络上进行共享和协作，实现多人同时查看和编辑等功能。