1. 文件格式：扫描件要保存为PDF格式，这是因为PDF文件格式具有跨平台、可读性好等特点。

2. 分辨率：扫描的分辨率应为300dpi以上，以保证文件清晰度。

3. 色彩模式：扫描时选择黑白或灰度模式，一般情况下不需要使用彩色模式。黑白模式可以减小文件大小，也方便阅读和打印。

4. 文件命名：文件名要简洁明了，最好能够反映出文件内容。避免使用中文、特殊符号等，以免出现乱码或无法识别的情况。

5. 文件大小：文件大小要尽量压缩，限制在5MB以下。可以通过调整分辨率、图像质量等方式来实现。

6. 页码标记：如果扫描的文件包含多页，建议添加页码标记，方便查找和管理。

7. 照明条件：在扫描前，确保照明条件良好，避免出现影子、反光等问题。

8. 扫描仪设置：在扫描前，检查扫描仪的设置是否正确，如扫描区域、图像亮度、对比度等。

9. 标注说明：对于重要的文件，建议在扫描后添加标注和说明，以方便理解和查找。

10. 备份存储：扫描后的文件需要进行备份存储，可以使用云存储、外部硬盘等方式进行备份。