1. 准备工作：在开始扫描前，清理文件夹或档案柜，将文件按顺序整齐地排列好。

2. 扫描设备准备：检查设备是否正常运行，保证设备能够正常识别文件，并设置好扫描分辨率和格式等参数。

3. 文件扫描流程：选择需要扫描的文件，将其放置在扫描设备上，启动扫描程序，进行扫描操作。扫描完成后，将扫描结果保存到指定的文件夹中。

4. 确认扫描结果：对扫描结果进行核对，确保扫描结果无误。

5. 文件归档：将扫描结果按照一定的规则进行分类、命名等处理后，归档到相应的文件夹中，以便日后查询和使用。

6. 安全保密：对于涉及到敏感信息的文件，应当采取必要的安全措施，确保其不被泄露或丢失。

7. 保养设备：定期对扫描设备进行清洁和维护，以保证设备的长期稳定运行。

8. 记录管理：建立档案扫描记录管理制度，记录每次扫描的时间、扫描人员、扫描内容等信息，以备查阅。