1. 安全访问控制：只有经过身份验证的员工才能访问档案扫描系统和数据。必须确保系统具有适当的身份验证机制，例如用户名和密码、双重身份验证或生物识别技术等。

2. 数据加密：所有敏感数据、包括扫描文件、元数据以及传输中的数据必须进行适当的加密。必须确保数据加密算法足够强大，以防止恶意攻击。

3. 数据备份和恢复：定期备份数据，并确保备份数据存储在不同的位置上，以便在灾难恢复情况下使用。程序必须能够快速恢复数据，以尽量减少业务中断时间。

4. 安全审计跟踪：记录所有用户活动和变更，并保存日志以供未来参考。必须对安全日志进行监测和分析，以检测潜在的威胁或异常行为。

5. 适当的培训和教育：员工必须接受安全培训，并了解如何处理敏感数据以及如何避免安全漏洞。此外，员工还应该知道如何识别和报告可疑行为。

6. 物理访问控制：必须确保档案扫描设备和存储介质的安全。必须采取适当的物理安全措施，例如保险柜、锁定存储介质等。

7. 安全更新管理：所有软件和系统必须及时更新，并进行漏洞修复程序。必须检查更新后的系统以确保其安全性，并根据需要执行自动或手动更新。

8. 合规性和法规要求：必须遵守所有适用的安全合规性标准和法规，例如HIPAA（美国医疗信息保密法）、GDPR（欧洲通用数据保护条例）等。

9. 第三方供应商管理：如果将档案扫描服务外包给第三方供应商，则必须仔细评估其安全性和合规性，并签署安全协议。必须跟踪和监督第三方供应商的活动，以确保其符合要求。

10. 安全意识文化：必须建立和促进全员的安全意识文化，以使所有员工都了解安全重要性并积极参与安全管理。必须定期评估和改进安全体系，以不断提高其有效性。