1. 节省空间：数字化档案可以将大量文档和资料保存在电脑或云端存储中，避免了纸质档案占用过多空间的问题。

2. 方便检索：数字化档案可以通过关键词、日期等多种方式进行搜索和查找，快速定位所需文档，提高工作效率。

3. 提高安全性：数字化档案可通过密码、权限控制等方式进行保护，防止敏感信息被未经授权的人员获取，提高档案安全性。

4. 方便共享：数字化档案可以通过网络、邮件等方式进行共享，方便不同地点、部门的人员进行协作和共享资源。

5. 保护环境：数字化档案使用电子设备和网络传输，减少了纸张和印刷等资源的消耗，降低了对环境的影响。