数字化档案使用通常需要以下步骤：

1. 数字化档案获取：将纸质档案或其他形式的档案（如磁带、光盘等）转换为数字格式。

2. 数字化档案存储：将数字化档案保存到电脑硬盘、云存储或其他设备中，以便随时查阅和管理。

3. 数字化档案分类：对数字化档案进行分类和整理，以方便检索和使用。

4. 数字化档案检索：利用电脑或其他设备搜索工具，快速找到所需的数字化档案。

5. 数字化档案分享：将数字化档案发送给需要的人员或上传至共享平台，实现文档共享和协作。

数字化档案的使用可以提高信息管理效率，降低成本，还可以更好地保护档案资料，避免遗失、损毁等情况。同时也为相关人员提供了更为便捷和高效的信息查阅方式。