实体档案数字化是指将已有的纸质档案转换为数字形式，使其可以在电脑或互联网上进行存储、检索和共享。这种数字化转换可以通过扫描器、OCR技术、文本识别软件等工具完成。数字化后的档案可以有效地提高档案管理效率和服务质量，节约空间和人力成本，并且具备数据备份和恢复功能，能够更好地保护档案的安全性。