1. 方便管理和查找: 数字化的方式可以将大量的工程档案转化为电子文件，方便管理和查找。不仅可以避免传统纸质档案中易丢失、难分类的问题，而且可以通过关键词检索等方式快速定位目标资料。

2. 提高安全性: 数字化的工程档案可以设置访问权限，保证只有授权人员才能查看和修改；同时也可以进行备份，防止意外事件导致数据丢失。

3. 节约空间和成本: 纸质档案需要大量的存储空间和人力维护成本，数字化的档案可以压缩存储空间，并节约打印、复印等相关费用。

4. 促进信息共享: 数字化的工程档案可以在多个地点和设备上进行共享，提高信息流通效率，方便多部门合作完成工程项目。

5. 保护环境: 数字化的档案不需要使用大量的纸张和印刷材料，可以减少对环境的破坏，有利于可持续发展。