1. 提高工作效率：数字化档案管理可以使数据存储和检索变得更快捷、准确，从而提高工作效率。

2. 保护档案安全：数字化档案可以实现对数据的备份和恢复，避免因人为或自然原因导致文件丢失或损坏。

3. 节约空间成本：纸质档案需要占用大量的库房或仓库空间，而数字化档案可以极大程度地节省空间。

4. 方便分享与合作：数字化档案可以轻松地在团队内部共享和合作使用，提高信息共享和互动效率。

5. 促进信息化建设：数字化档案管理是信息化建设的重要组成部分，可以促进机构或企业的信息化建设和发展。