1. 文件格式：通常选择PDF、TIFF等格式，具有良好的可读性和可编辑性。

2. 图像分辨率：至少300dpi，保证数字化后的文件清晰度和细节。

3. 文件命名：采用有意义的名称和数字编号，有利于查找和管理。

4. 元数据：包含文件的作者、日期、标签、关键词等信息，方便后期管理和搜索。

5. 权限控制：根据不同权限设置访问和编辑权限，确保档案安全性和保密性。

6. 多备份：建立多个备份并定期更新，防止档案丢失或损坏。