选档案整理服务公司的程序

选档案整理服务公司的程序通常包括以下步骤：

1. 需求分析：与客户沟通，了解其档案整理的具体需求，包括档案类型、数量、保密要求等。

2. 方案设计：根据客户需求，制定档案整理方案，包括整理流程、时间安排、人员配备等。

3. 人员培训：为档案整理人员提供必要的培训，包括档案管理知识、整理技巧、保密意识等。

4. 材料准备：准备必要的档案整理工具和材料，如文件夹、标签、扫描仪等。

5. 档案整理：根据方案，将档案按照一定的分类标准进行整理，如按照日期、部门、项目等分类。

6. 档案归档：将整理好的档案按照规定的档案管理系统进行归档，确保档案的可追溯性和安全性。

7. 档案数字化：根据需要，对档案进行扫描和数字化处理，以方便存储和检索。

8. 档案销毁：根据客户要求和法律规定，对不再需要保留的档案进行销毁处理，确保信息安全。

9. 客户验收：将整理好的档案交付给客户，并进行验收，确保符合客户要求。

10. 后期服务：提供档案管理培训、咨询等后续服务，以帮助客户更好地管理档案。

以上是一般选档案整理服务公司的程序，具体流程可能会根据不同公司和客户需求有所调整。

档案管理制度程序是怎样的？

基本程序如下：

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到碧雹标准化、制度化、规范悔型帆化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的租掘各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

档案管理有那些流程

一、具体流程内容如下（用公司档案管理来说明）：

1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档，文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

2、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

3、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案，将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

4、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案，离职员工档案，指脊公司保留一年。

二、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献闷缺编纂)、档案提供利用。

三、由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分唯罩渗档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

扩展资料：

1、档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

2、档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

3、档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

参考资料：百度百科-档案管理

档案整理的工作程序

档案整理的工作程序包括收集文件材料，确定归档范围，归档分类，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置备考表，上架等。

我们大概看看其中的几和工序，文件材料的收集对象主要有：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原带物稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。分年度按文件所形成的年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

分类，第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。
第二种方法：迅洞在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度问题，这种方法对文件资料比较多的单位适用。

然后应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。

装订。
(1)按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
发文装订顺序：正文-领导签发单-底稿；来文装订顺序：来文-单位处理签。
(2)去除金属钉，换不锈钢钉。

归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每亩行枯件的总页码。

公司人事档案怎么整理

公司人事档案怎么整理

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人丛腔差工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理公司人事档案怎么整理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

公司人事档案怎么整理

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的`大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

扩展资料：

1、员工渗皮基本信息登记。

这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

2、员工入职相关审批文件。

3、员工各类证件。

这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习圆枝）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

6、员工在企业里的岗位异动记录。

7、员工调薪、奖惩记录。

8、劳动合同及保密协议等相关文件。

公司档案存档流程

公司档案存档流程

各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合公司档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，制定本制度是必需的。下面是我为你整理了档案管理制度和流程，希望能帮助到您。

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案型携行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

卜饥伏　（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写

有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

切肢核合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。本文是一篇办公室员工规章制度，接下来让我们一起看看吧！

第一章总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

第三章工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

一、档案资料的日常管理：

1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。

3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。

二、档案资料的归档范围

1、公司对外发出的.公文，如给政府的请示报告类公文等;

2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等;

4、公司领导的批示、指示等;

5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

10、本公司发布的各类广告、宣传材料;

11、本公司的`历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

12、外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;

13、财务档案资料;

14、各种实物档案;

15、其他具有利用和保存价值的文件资料。

例如：

1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;

2)客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等

3)管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。

三、档案资料的归档要求

1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。

3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。

四、档案资料的归档时间

1、即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

1)公司规定的密级文件;

2)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等;

3)合同、协议书等正本及过程资料;

4)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;

5)其他认为需要即时归档的资料。

2、定期归档

1)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室;

2)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室;

3、电子声像档案的归档

1)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

2)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。

3)每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。

五、档案保管

1、档案编号

1)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

4)档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

5)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

六、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

4、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

8、不准转借，必须专人专用。

9、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

10、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

七、档案保密要求

1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目经理或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。

5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

八、档案借阅、借出制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

企业技术档案管理程序

1，范围：
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
2，职责：
2.1 总经理负责批准发布质量手册。
2.2 管理者代表负责审核质量手册。
2.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
2.4 行政部负责组织对现有体系文件的定期评审。
2.5 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
3，程序概要：
3.1 文件分类及保管。
3.1.1 质量手册由行政部备案保存。标准要求形成的程序6个，根据本公司质量管理体系实际情况，确定形成文件的程序共17个，本公司编写的质量手册包括程序文件。
3.1.2 第三级文件：管理文件、岗位责任制和任职要求、技术文件（国家标准、
行业标准及作业指导书、检验规范等）；
第四级文件：质量记录文件、表格及其他质量文件，由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；
其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的部门保存、使用。
3.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。
3.2 文件的编号
3.2.1 质量管理体系文件的编号均为公司名称汉语拼音第一个字母加相应汉语
拼音的第一字母，如：SY-ZS为质量手册的代号 SY-XZ为管理文件的代号 SY-GC为技术文件的代号：
A 质量手册：质量方针和质量目标（已在手册中颁布）；公饥判司名称代号—ZS—
版次，手册中各章以章节号区分。 例如：SY—ZS—01，表示公司质量手册第一版。
B 质量记录：质量记录代号—质量手册中的文件章节号—记录编号。例如：ZJ—5.6—01
，表示在质量手册中第5章第6节《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
C第三级文件： SY-XZ-01表示第一个行政文件；SY-GC-01表示第一个技术文件；
4.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
A 质量手册由行政部负责组织编写，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放；
B 各部门文件由行政部组织编写、汇总，报总经理批准，行政部负责登记、发放；
C 应确保文件使用的各项场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
分发号如下：代号
部门 01 总经理02 管理者代表03 行政部04 生产部05 质06 商务部07 工程部08 物流部
09 审核中心
4.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角或在规定的地方加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.5文件的更改
A 质量手册由行政部组织更改，填写《文件更改申请》，上报总经理批准后更改，由行政部发放。行政应保留文件更改内容的记录；
B 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应该获得审
批所需依据的有关背景资料；
C 所有被更改原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件唯一性。
4.6文件的领用
A 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
B 因破损而重新链竖领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予 新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
A与质量管理体系有关的文件都应存放在干燥、通风、安全、便于存取的地方；
B文件原稿由行政部保存，各部门领用文件由本部门负责人保管；
C对发放到的受控文件，各部门负责人应及烂唤改时核对《受控文件清单》，发现不一致，立即向行政部报告；
D任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借。
4.7.2文件的作废与销毁
A 所有失效或作废文件由相关部门负责人及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
B 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识，加盖“作废备查”印；
C 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经总经理批准后，由行政部授权相关部门销毁。
4.7.3文件的复制
复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由管理者代表审批，行政部登记编号。
4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件的部门，需识别确认其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2行政部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控章。
4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“外来文件清单”，并报行政部备案。
4.9每年六月由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行，留一份印刷文档备用归档。
4.11作为特殊文件的质量记录应执行《质量记录控制程序》。
4 相关文件
4.1 《质量记录控制程序》