1. 准备工作：打开电脑，检查扫描仪是否连接正常。把需要扫描的纸质档案整理好。

2. 打开扫描软件：打开扫描软件，如Adobe Acrobat、ABBYY FineReader等。

3. 选择扫描选项：根据需要选择扫描选项，如单面扫描或双面扫描、黑白或彩色扫描、分辨率、图像格式等。

4. 放置文件：将要扫描的文件放入扫描仪的进纸口，并调整好位置和方向。

5. 开始扫描：点击扫描按钮开始扫描。在扫描过程中保持静止，避免移动文件或碰撞扫描头。

6. 校验结果：扫描完成后，可以通过预览功能查看扫描结果是否正确。如有误差或缺失，需要重新扫描。

7. 保存文件：确认扫描结果无误后，选择保存路径和文件名，并确定文件格式。

8. 归档管理：将纸质档案和电子档案同步进行归档管理，确保备份和存储安全。

9. 关闭软件和设备：关闭扫描软件和扫描仪，并拔下连接线。将扫描仪放置在干燥通风处。