1. 所有病例档案必须按照标准化格式进行扫描，确保图像清晰、无模糊或失真现象。

2. 扫描后的病例档案应尽可能减少纸张数量，并按照医院规定的存储方式进行分类和整理。

3. 扫描过程中应遵循安全操作规程，保护患者隐私信息不受泄露。

4. 在扫描过程中，需要对病历档案进行清洁处理，以确保图像质量。

5. 扫描完成后，必须进行质量检查，以确保文件完整性和图像质量符合标准要求。

6. 扫描完成后，必须在信息管理系统内注明所有文件的扫描日期，以便于跟踪和管理每个档案的更新和使用情况。

7. 对于特殊类型的档案，如收费记录、药物处方等，需要遵循医院规定的特定操作流程进行扫描和管理。

8. 医院必须保证病历档案的安全存储，防止丢失或损坏，并确保能够及时提供给需要使用的医护人员。