1. 扫描设备的选择：使用高分辨率、高保真度的扫描仪，以便能够准确地复制原始文书档案的每一个细节。

2. 文件格式的选择：一般采用PDF或TIFF等格式进行扫描。如果需要进行OCR文字识别，则需选择支持该功能的文件格式。

3. 图像质量的调整：在扫描前应先检查设备的图像质量设置，并根据不同的原始文件类型进行相应的调整。要确保扫描的文件清晰，亮度、对比度、色彩饱和度等参数调整到最佳状态。

4. 扫描文书的顺序：按照文书档案所处的顺序进行扫描，以便后期处理时能够快速找到需要的信息。

5. 命名规范：为每个扫描的文书档案建立一个唯一的文件名，命名规则应包括文书档案名称、日期、编号等信息，以便于管理。

6. 存储位置的选择：扫描后的文书档案应妥善保存，可以存储在电脑硬盘、云端等地方，要根据实际情况做好备份工作。

7. 扫描记录的备份：扫描记录应定期备份，以免数据丢失或损坏。

8. 扫描文件的安全性：扫描后的文书档案应加密保护，以防止未经授权的访问。对于敏感信息，应采取更高级别的安全措施。