1. 所有档案必须清洁干燥，无异味和污渍。

2. 档案应按照文件编号、日期或其他标识排序。

3. 每一页文档应扫描成一张图片，并且如果有多页文档，则应合并为一个单独的PDF文件。

4. 扫描设备应具有高分辨率和合适的色彩模式，以确保图像质量。

5. 扫描的图像应该是黑白或灰度，而不是彩色。

6. 扫描的文件格式应为PDF格式。

7. 扫描后的文件名应该与原始文件名相同或相关。

8. 在扫描过程中，应尽可能消除所有阴影、反光、模糊和其他视觉杂音。

9. 扫描文件时应保持水平摆放，以确保图像清晰和统一。

10. 扫描后的每个PDF文件应保存到指定的电脑或服务器上进行存档。