1. 文件命名规范：文件名应简明扼要、具有代表性，以便于查找和识别。文件名中不宜使用特殊字符，建议使用阿拉伯数字、英文字母和下划线等字符。

2. 扫描分辨率规范：扫描分辨率应根据原件的大小和内容确定。对于文字文档，一般扫描分辨率为200-300dpi；对于图像文档或图书资料，一般扫描分辨率为300-600dpi。

3. 文档格式规范：常见的文档格式有PDF、TIFF、JPEG等。在选择文档格式时，应根据实际需求和适用环境考虑，避免使用过于复杂或过于简单的格式。

4. 彩色模式规范：彩色文档的扫描应根据原件的颜色深浅进行调整，避免过度增强颜色使得文档失真。对于黑白文档，应选择灰度模式进行扫描，以获得更好的图像质量。

5. 文件存储规范：文件应存储在具备安全保护措施的网络硬盘或云端存储设备中，以确保文件的安全性和完整性。

6. 元数据标准规范：对于数字化扫描档案，应建立相应的元数据标准，包括文件名、文件大小、扫描时间、扫描分辨率等信息，以便于管理和检索。