扫描档案是将纸质文件通过扫描仪转化为数字形式的过程。这样做的目的是方便存储、管理和传输文件，避免因纸质文件损坏、丢失等问题而导致信息缺失，同时也可以提高工作效率和节省空间。扫描档案在现代办公室中已经成为一项必要的工作流程，尤其是在数字化转型的趋势下，更加重要。