1. 所有文档必须扫描成PDF格式；
2. 扫描的文件清晰度和颜色应该与实际文档一致；
3. 扫描时要保证图片和文字的完整性；
4. 扫描后，需要检查所有页面的质量，确保没有遗漏或损坏；
5. 每个文件的文件名应该清晰明了，以便快速找到需要的文档；
6. 所有文件需要按照一定的文件夹结构进行存储，方便管理和查找。