1. 准备工作：准备好文档扫描仪、电脑和相关软件。

2. 扫描步骤：

- 将纸质档案放在扫描仪上，调整好位置和方向。
- 打开扫描软件，选择“扫描设置”。
- 在扫描设置中，可以选择分辨率、色彩模式、文件格式等参数，根据需要进行调整。
- 点击“扫描”按钮开始扫描，待扫描完成后保存成数字化文件。

3. 文件处理：

- 可以使用OCR技术将扫描的文字转换成可编辑的文本。
- 可以使用PDF编辑器对文件进行裁剪、合并、加密等操作。
- 可以将文件上传到云存储或备份到外部设备，以备不时之需。