1.扫描前准备
（1）清除纸张表面的灰尘，保持有良好的光线；
（2）检查文档是否完整、干燥、无折痕和损伤；
（3）对于较大的文件，应将其分割为多个部分以方便扫描。

2.扫描设置
（1）选择合适的扫描分辨率，一般建议使用200-300dpi；
（2）选择正确的扫描格式，如PDF或JPEG等；
（3）设置好扫描区域，避免扫描到空白区域。

3.命名规则
（1）根据文档内容和用途进行命名；
（2）采用简洁明了的命名方式，避免使用过长或复杂的名称；
（3）文件名必须包含文件类型后缀，以方便计算机识别文件。

4.整理归档
（1）将扫描得到的电子文档按照一定的分类方法整理；
（2）将归档完成的电子文档及时备份到安全的存储设备中，防止数据丢失。

5.扫描后清理
（1）清洁扫描仪内部，避免灰尘堆积影响扫描质量；
（2）彻底删除扫描后的原始文件，避免占用过多磁盘空间。