档案数字化的步骤如下：

1. 调查和计划：了解要扫描的文件类型和大小，确定需要的扫描设备和软件，考虑保护数据的方法和存储空间。

2. 扫描文档：使用扫描仪或相机扫描文档，并确保图像清晰、完整并具有适当的分辨率。为每个文档创建一个单独的数字文件。

3. 文件索引和元数据添加：为每个文档添加相关信息，如创建日期、作者、内容描述和关键字。

4. 存储文档：将数字文件保存在安全的服务器或云存储中。确保备份和恢复策略是可靠的。

5. 加密和访问控制：如果需要，对数字文件进行加密，并限制访问权限以确保保密性。

6. 确定文档保留期：根据法规和组织政策，确定需要保留的时间段，并相应地处理文件。

7. 检查文件准确性：检查数字文件是否准确代表原始文档，并修正任何错误或缺失。

8. 销毁原始文档：确认数字文件已经替代了原始文档后，可以安全地销毁它们。