1. 分辨率：扫描分辨率应不低于300dpi，以确保文件清晰度和可读性。

2. 色彩模式：彩色文档应该使用RGB颜色模式，黑白文档应该使用灰度或单色模式。

3. 文件格式：常用的文件格式为PDF格式。如果需要编辑，可以选择其他格式，如JPEG、TIFF或PNG等。

4. 图像属性：扫描应该保持图像比例和大小不变，且不应旋转或倾斜。

5. 边缘修整：应去除文档周围的边角和空白区域，以确保文件紧凑和美观。

6. 文字识别：对于需要进行文字识别的文档，应使用OCR技术处理，以确保准确性和可读性。

7. 命名规则：文件命名应简单明了，最好包含日期、文件名和版本号等信息。

8. 标注注释：对于需要注释或标注的文档，应在扫描前考虑相应的注释方式，并将其添加到文档中。

9. 存储备份：扫描后的文件应保存到多个位置，以防数据丢失或损坏。最好使用云存储和外部硬盘等备份设备。

10. 操作记录：扫描过程应该记录下来，包括扫描日期、扫描设备、扫描员等信息。