1.先分类：将所有文件按照不同的类别分开，例如合同、发票、报告等。

2.整理原始文件：将每个分类中的文件进行排序和整理，去掉多余的纸张，并确保每一页都是正面朝上。

3.扫描文件：使用专业的扫描仪或者手机App对文件进行扫描。在扫描时应当设置正确的分辨率，以确保文档的清晰度。

4.命名文件：为了便于查找和管理，必须给每个文件起一个有意义的名称。建议使用日期+文件名的方式来命名，例如“20210701-合同-ABC公司”。

5.保存文件：扫描完毕后需要将文件保存在计算机或云端存储设备上。在存储过程中，要注意备份文件以防数据丢失。

6.归档文件：完成扫描和保存后，应该将每个分类中的文件归档到相应文件夹中。可以采用数字标签或颜色标记来区分不同的文件夹，以便快速查找。

7.检查文件：最后，需要检查已扫描的文件是否完整、清晰、准确。如有误差，及时进行更正。

以上是档案扫描整理的规范步骤，遵循这些流程可以有效提高工作效率和文件管理的质量。