1.选择扫描仪

首先，选择合适的扫描仪。对于一般的档案扫描，一台普通的扫描仪就可以满足需求。但若需要扫描大量文件，则最好选择速度较快且配备自动进纸装置的高端扫描仪。

2.设置扫描参数

在开始扫描前，请设定扫描参数。这包括图像分辨率、色彩模式和文件格式等。对于档案扫描来说，通常使用黑白或灰度扫描，因为这样可以减小文件大小并提高扫描速度。同时，也要注意选择合适的图像分辨率，以保证扫描出的文本清晰可见。

3.调整扫描区域

如果需要扫描的文件不是A4大小，那么需要调整扫描区域。这可以通过软件进行设置，也可以手动调整。目的是确保扫描的文件能够完整显示在屏幕上，并且不会有遗漏或重叠的部分。

4.预览扫描结果

在开始正式扫描前，最好先进行一次预览，以确保扫描结果符合预期。如果有必要，可以调整扫描参数或扫描区域，以获得更好的结果。

5.开始扫描

设置好参数后，就可以开始扫描了。根据文件数量和大小不同，扫描时间也会有所不同。在扫描过程中，需要注意仔细检查每个文件是否被正确扫描，并且保存文件时最好按照一定的命名规则进行命名，方便后期管理。