1.确定合适的扫描服务供应商：选择专业、具有丰富经验和可靠信誉的扫描服务供应商，进行评估和比较。

2.确立与服务供应商的合作方式：确定合作方式，签署合同，并明确双方的权利义务、服务内容和标准、价格等。

3.提供完整的档案材料：需提供完整、清晰、无误的原件文件，以便服务供应商进行扫描。

4.确立安全保密措施：要求服务供应商签署保密协议，确立数据安全、机密性等保障措施，避免信息泄露。

5.制定扫描标准和规范：根据实际情况，确定扫描文件格式、分辨率、图像质量、文字识别精度等技术标准和规范，确保扫描结果符合质量要求。

6.监督和检查：对服务供应商的扫描工作进行监督和检查，确保扫描过程合规，扫描结果符合要求，并及时处理扫描中出现的问题和异常情况。

7.保存和备份：将扫描结果进行保存和备份，确保数据的完整性和安全性，并建立有效的档案管理体系，方便日后检索和使用。

8.完善售后服务：提供好的售后服务，建立有效的反馈机制，及时处理用户投诉和问题，增强用户满意度。