1. 文件分类

将需要扫描的文件分类，区分清楚文件类型和保密级别。

2. 预备工作

确认扫描仪是否正常运行、扫描软件是否安装及相应设置。

3. 扫描

在扫描前，先预览文件，确保文件位置、方向、颜色等无误。然后进行扫描并保存文件，文件名应清晰明了，易于查找。

4. 录入

将已扫描的文件录入系统中，确保信息完整准确，如有错误及时更正。

5. 整理

将扫描好的文件按照序号或时间顺序进行整理，归档到指定的电子档案库中。

6. 保密

对于保密文件，要严格控制权限，确保只有授权人员可以查看相关文件。

7. 核验

对于重要文件，应进行多次核验确认，确保录入正确无误。

8. 安全

对于电子档案库，应进行定期备份和安全检查，确保数据安全可靠。