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档案数字化系统建设与管理

时间:2022-03-15 15:56:32

阅读量:1971

来源:清大时代

  档案数字化系统建设与管理是指把(非保密)纸质载体的(无完整电子版的)科技档案扫描并转化为数字化档案信息,数字化档案成果可直接与我院档案管理系统挂接,使数字化成果实现信息资源管理,并使所有纸质档案实现条码化管理,提高档案室管理效率,实现档案的快速查询及共享的目标。

  档案数字化系统建设与管理

  档案数字化的意义——档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性

  图片增强档案原件保护,节约管理成本

  借阅纸质档案有原件丢失的风险,尤其对历史久远的老旧档案材料,数字化处理后对其有更好的保护。数字化扫描后对利用率不高的短期保存纸质文件可集中作废并销毁,节省档案库房占用空间,降低管理成本。

  图片实现档案快速查询与共享

  传统纸质资料借阅提档用时长,档案数字化建设能使借阅查询档案资料变得更加高效快捷:1)可实现异地文档网络利用服务;2)不再受“孤本”的限制,一份文档可以同时提供给所有需要的人共享;3)“时间”上不再受限制,利用者可以随时调阅所需档案。

  展望

  近年,我院启动档案数字化建设工作,目前已完成数万页图纸和科技报告的整理编号、数字化扫描、属性录入、条码化以及验收入库等,档案数字化建设工作正在积极推进中。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。今后档案数字化成果能为知识管理平台提供电子资源,且通过将档案数字化成果与项目管理系统和档案管理系统的集成,最终将推动上海院的电子文件管理进程。

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