开发档案管理系统软件需要进行以下步骤：

1. 确定需求：明确系统的功能和需求，包括用户管理、档案管理、搜索、报表输出等。
2. 建立系统架构：根据需求设计系统的整体架构，包括数据库设计、系统模块划分、交互设计等。
3. 开发数据库：建立数据库，包括用户信息表、档案信息表、搜索记录表等。
4. 开发功能模块：根据系统架构，开发各个功能模块，如用户管理模块、档案管理模块、搜索模块等。
5. 实现搜索功能：实现基于数据库的快速搜索功能，提高档案查询效率。
6. 实现报表输出：根据需要，实现将档案信息输出为报表的功能，方便用户查看。
7. 进行测试：对系统进行全面测试，确保系统的稳定性和安全性。
8. 发布和维护：发布系统，并对系统进行维护和更新，解决用户在使用过程中出现的问题。

在开发过程中，需要注意以下几点：

1. 安全性：确保系统能够抵抗常见的安全威胁，如SQL注入、跨站脚本攻击等。
2. 稳定性：系统应该能够长时间稳定运行，不出现频繁的崩溃和死机问题。
3. 可扩展性：系统应该能够方便地扩展和适应未来的需求变化。
4. 用户体验：系统应该注重用户体验，界面设计应该简洁明了，操作流程应该简单易懂。

最后，需要使用适当的开发技术和工具，如数据库管理系统、Web开发框架、版本控制工具等，以确保开发过程的效率和准确性。