合同档案管理系统是指用于组织、存储、跟踪和管理组织内部或外部合同文件的信息技术系统。这些系统旨在提高合同管理的效率和透明度，降低合规风险，并支持合同生命周期的全过程管理。

一个完善的合同档案管理系统通常包括以下功能：
1. 合同存储：提供安全的存储空间，以便将合同文件和相关文档中心化存储。这些文档可以是扫描件、电子文档或者其他格式。
2. 合同索引与检索：通过合同编号、合同类型、签约方、到期日期等要素建立索引，以便快速检索和定位合同文件。
3. 提醒和警告：设置提醒功能，以确保重要的合同不会因为忽视或临近到期而被遗忘。
4. 权限管理：允许管理员或者相关负责人对合同文件的访问权限进行精细的控制，保证合同文件的安全性和保密性。
5. 合同生命周期管理：从合同创建、审批、签署，到执行和归档，系统需要能够支持合同生命周期各个阶段的有效管理和监控。

当选择合同档案管理系统时，需要考量以下方面：
1. 可靠性和安全性：系统需要保障数据的安全性，并且能够提供可靠的备份和恢复机制。
2. 易用性：系统的用户界面需要友好，易于使用和学习。
3. 集成性：能否与现有的企业资源规划（ERP）系统或其他关键业务系统集成。
4. 定制化和灵活性：系统是否能够根据组织的特定需求进行定制和扩展。

总之，合同档案管理系统是组织管理合同文件并实现合同生命周期管理的有力工具，可以帮助企业提高合同管理的效率和透明度。