对于类似于亳州的 ** 机构或商业组织，数字化档案系统软件通常需要具备以下特点：

1. 信息安全性：软件需要具有完善的安全功能，包括权限管理、加密技术、访问控制等，以确保档案信息的机密性和完整性。

2. 文档扫描与识别：软件需要支持文档扫描和识别功能，能够将纸质文件转化为数字格式，并具备文字识别能力，以便快速建立电子档案库。

3. 数据分类与检索：软件需要能够根据设定的分类标准对档案进行组织和归类，并提供高效的检索功能，方便用户准确、快速地找到所需信息。

4. 数据备份与恢复：软件需要支持数据备份和灾难恢复功能，以防止因意外事件导致信息丢失或损毁。

5. 审批流程管理：针对机构内部的文件审批流程，软件应该提供相应的审批工作流功能，以提高工作效率和透明度。

6. 整合性与可拓展性：软件应能够与其他系统集成，如公文管理系统、电子政务系统等，并具备一定的可拓展性，以满足未来业务发展和需求变化。

7. 可视化报表：软件应提供数据分析和报表功能，帮助管理人员更好地了解档案情况和工作进展。

当选择数字化档案系统软件时，需要充分考虑正规厂商提供的软件产品，根据实际情况进行需求分析，以选择适合自己的数字化档案系统软件。