时间:2022-03-15 16:29:45
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来源:清大时代
清大时代科技档案管理系统由清大时代科技文档管理系统+实物档案管理模块两部分构成。为了方便您安装使用,我们已经提前将这两部分融合起来了,所以您从官网下载的档案管理系统安装包,即为包含了文档管理系统和实物档案管理模块的一个完整系统。下载安装后即可直接使用。
一、实物档案管理模块的功能
传统档案管理从接收档案开始,随后在整理、归档、鉴定、打印、统计、借阅、销毁、库房管理等一系列业务操作上对档案进行整体管理。清大时代科技围绕着这一业务流程设计了实物档案管理模块,并根据数据电子化的特点,进行了一些取舍和优化。
清大时代科技档案管理系统简介
档案和案卷
模块主要包含以下功能:
档案属性值的自定义:可自定义档案的属性值。
档案的录入:录入实物档案的各项属性值,可添加实物照片和电子文档,可生成二维码标签粘贴在实物上。
档案的修改:已录入的档案内容可修改。
案卷的建立:可将相关档案组织成案卷。
档案的查询:可查询所需档案。
二维码标签的使用:可用手机扫描实物档案上的二维码标签,迅速打开系统内对应的电子档案,查看该档案详细内容和使用情况。
借阅和归还档案:有权限人员可借阅和归还档案。
档案的锁定:锁定档案,使其无法再修改和对外借阅。
档案的打印:授权人员可以打印档案。
档案的销毁:对档案进行销毁。
档案的统计:对所有出借、丢失、销毁的档案和全部档案进行统计。
档案的日志:档案的录入、修改和借还操作,均有日志记录。
档案使用人员的权限设定:可指定人员进行特定操作,如录入、修改、查询等各项操作都可指定人员。
清大时代科技档案管理系统简介
档案使用人员的授权
二、文档管理系统和档案管理系统的区别
清大时代科技文档管理系统专职管理企业的各类电子文档。用户注册后,上传文档到服务器上的系统内,并通过被分配的各种权限,对系统内的文档拥有不同的操作许可。
清大时代科技档案管理系统除了可以管理电子文档,还能管理企业的实物档案,例如合同、文书等。
如果您的企业需要管理的主要是电子文档,没有纸质档案、实物档案需要管理,那么使用清大时代科技文档管理系统就够了。
如果您的企业在管理电子文档的同时,还有一些实物和纸质档案需要管理,例如:纸质文书、纸质图纸、各类证照、图书、光盘等实物,又不想为此购买专业的档案管理系统,那么可以使用清大时代科技档案管理系统,使一个系统同时具有电子文档和实物档案两大管理功能。
如果您的企业正处于纸质档案向电子档案的转型过渡期,那么也建议使用清大时代科技档案管理系统,一方面通过实物档案管理功能来管理已有的、尚未完成电子化的纸质档案,一方面积极开展和推进电子文档的应用。当彻底完成纸质档案电子化后,既可继续保留档案模块,也可通过屏蔽档案模块,来彻底转变为电子文档管理系统。
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